Лагерь
для взрослых
Время пробудить в себе внутреннего ребенка, отдохнуть телом и душой от повседневной суеты
СТАТЬИ
Кадровый электронный документооборот:
как перейти на КЭДО в СБИС
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система для обмена кадровыми документами с сотрудниками. Она автоматизирует их создание, обмен, подписание и хранение.
Компании могут подписывать электронные документы с работниками и переходить на КЭДО в рамках действующего законодательства. В данной статье мы расскажем, как перейти на КЭДО в СБИС с любыми сотрудниками согласно правилам ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ.
Подробнее о законодательной базе КЭДО можно прочитать в статье.
5 шагов для перехода на КЭДО в СБИС
1. Создание рабочей группы
Руководитель должен выбрать сотрудников, которые смогут помочь с переходом на КЭДО. Это должны быть люди, которые знают группы документов, с которыми работает организация, и маршруты их движения. IT-специалисты могут настроить интеграцию учетной системы со СБИС. Юристы – проконтролировать соблюдение закона при переходе на КЭДО. Также можно привлечь отдельных сотрудников, которые в дальнейшем будут работать в системе.
Рекомендуем оформить приказ о создании рабочей группы, ее составе и полномочиях.
2. Анализ текущих кадровых процессов
На данном этапе рабочая группа должна определить:
- с какими документами работает компания;
- какие из них требуют больше времени на обработку;
- на каких стадиях возникают задержки;
- кто несет ответственность за каждую группу документов;
- кто их подписывает;
- в каком порядке происходит обмен документами.
3. ВЫБОР СИСТЕМЫ КЭДО
При выборе системы рекомендуем обращать внимание на следующие критерии:
Надежность компании-разработчика и ее положение на рынке.
Изучите экономические показатели компании, ее сильные и слабые стороны в сравнении с конкурентами. Также обратите внимание на отзывы клиентов.
Хранение данных.
Организация должна соблюдать действующее законодательство по хранению и обеспечению безопасности информации на основании 149-ФЗ
С какими электронными подписями работает система.
Уточните, поддерживает ли информационная система работу со всеми видами подписей: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Из чего складывается стоимость.
Запросите у специалистов подробную информацию о том, из чего складывается стоимость подключения системы. Входят ли в нее оформление ЭП, настройка, подключение и обновление системы.
Функциональность и удобство сервиса.
Выясните, какие инструменты для работы с документами есть в сервисе. Доступно ли мобильное приложение для подключения с телефона.
Техподдержка.
Обсудите со специалистами компании, оказывают ли они техническую поддержку с подключением и настройкой системы.
Интеграция с другими учетными системами.
Узнайте, есть ли у КЭДО интеграция с порталами и другими учетными системами.
КЭДО в СБИС соответствует данным критериям.
4. Подготовка документов
Для законного перехода на кадровый ЭДО требуются следующие документы:
Положение о кадровом электронном документообороте.
Это локальный нормативный акт (ЛНА), который утверждает руководитель. На основании ст. 22.2 ТК РФ в документе нужно указать:
- наименование информационной системы, в которой компания будет работать;
- порядок доступа сотрудников к информационной системе;
- список электронных документов и сотрудников, к которым будем применяться КЭДО;
- порядок уведомления сотрудников и дату перехода на КЭДО;
- сроки подписания документов;
Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника.
Руководитель должен уведомить действующих сотрудников о переходе на КЭДО и запросить у них согласие (ст. 22.2 ТК РФ). Специалисты рекомендуют вручать уведомление под подпись, чтобы избежать возможных конфликтов.
Согласие на применение КЭДО.
Данный документ подписывают постоянные сотрудники и лица, поступающие на работу. Без подписанного согласия законное применение КЭДО в отношении работника запрещено (ст. 22.2 ТК РФ).
Соглашение с сотрудником по использованию НЭП
Данный документ на бумаге подписывают работники, которые используют ПЭП или НЭП.
5. Выбор ЭП и выдача ее сотрудникам
Работодатель оформляет электронные подписи на сотрудников за свой счет. Согласно ст.22.3 ТК РФ, работники могут использовать: ПЭП, НЭП, КЭП, НЭП «Госключ» и ПЭП «Работа России».Специалисты рекомендуют оформлять КЭП или НЭП, так как эти виды подписей выпускаются с использованием криптографических средств защиты. Их можно использовать для подписания практически всех видов кадровых документов.
Эти пять шагов помогут перейти на КЭДО без нарушения законодательства и автоматизировать бизнес-процессы компании. Если сомневаетесь, что сможете самостоятельно перейти на ЭДО, обратитесь к специалистам СБИС по телефону 8 800 511 13 41.
ОТДЫХ НА ПРИРОДЕ
УВЛЕКАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА
НОВЫЕ ЗНАКОМСТВА
НЕЗАБЫВАЕМЫЙ ОПЫТ
© 2023 ООО "Инфосистемы" - ИНН 6318179590