Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. Он экономит деньги и автоматизирует бизнес-процессы. В том числе внутрикадровые.
Единого закона, регламентирующего электронный документооборот, в том числе кадровый, нет. В нашем законодательстве есть множество нормативно-правовых актов (НПА), которые регулируют отдельные аспекты кадрового ЭДО. 

В этой статье мы хотим рассказать о тех НПА, которые напрямую затрагивают ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО).
КЭДО регламентируется двумя основными законами: Федеральный закон №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» и Федеральный закон №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». Они внесли изменения в ТК РФ и позволили вести электронный документооборот всем сотрудникам. 

Приказ Минтруда России от 20.09.2022 №578н

Данный приказ ввел единые требования к формату кадровых документов в электронном виде. Документ должен включать в себя:

• основную часть в формате PDF/A-1A-файла;
• приложения к основной части для тестовых, графических и структурированных файлов;
• одну или несколько электронных подписей для основной части и приложений;
• машиночитаемую доверенность для ЭП;
• описание документа в формате XML.

Если вы планируете перевести кадровый документооборот в электронный формат, то приведенные выше НПА помогут вам сделать это в рамках нынешнего законодательства. 

Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»

П.1 ст.6. приравнивает электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к бумажному с собственноручной подписью. 

Федеральный закон 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

В ст.2 даются такие понятия, как электронный документ, электронные сообщения и аутентификация. 

Трудовой кодекс РФ

Федеральный закон №377-ФЗ ввел статьи 22.1-22.3 в ТК РФ, которые разрешили вести кадровый электронный документооборот всем работникам. 

Статья 22.1 вводит понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений и определяет доступные информационные системы для ведения КЭДО. Это может быть система работодателя или единая цифровая платформа «Работа в России». 

В статье 22.2 подробно рассказывается о порядке введения ЭДО в организации. А также даются рекомендации по подготовке внутренних документов для перехода на кадровый электронный документооборот. 

Статья 22.3 регламентирует взаимодействие руководителя и сотрудника в рамках КЭДО. Документ устанавливает виды электронных подписей, которые участники взаимоотношений могут использовать при подписании различных документов. 

Федеральный закон №407-ФЗ ввел в Трудовой кодекс ст.312.1-312.9, которые определили порядок электронного документооборота с сотрудниками, работающими удаленно. 

Ст.312.1 вводит основные понятия, такие как удаленная работа и дистанционный работник. 

Ст.312.2 определяет особенности заключения трудового договора с сотрудниками, работающими удаленно.

Ст.312.3 устанавливает правила и порядок обмена электронными документами между работником и руководителем, а также виды электронных подписей. 

Ст.312.4 регламентирует особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного сотрудника. 

Ст.312.5 сообщает о дополнительных гарантиях по оплате труда дистанционного сотрудника. 

В ст.312.6 содержится информация об особенностях организации труда удаленных работников. 

Ст.312.7 посвящена особенностям охраны труда дистанционных работников. 

В ст.312.8 говорится о дополнительных основаниях, по которым трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут. Например, если сотрудник не взаимодействует с руководителем без уважительной причины более двух рабочих дней со дня поступления запроса. 

Ст.312.9 определяет порядок временного перевода работника на «удаленку» в особых случаях (катастрофа природного или техногенного характера, пожар, наводнения, землетрясения, производственная авария и т.д.). 

Гражданский кодекс РФ

Ч.2 ст.160 и ст.434 разрешают электронный обмен договорами гражданско-правового характера (ГПХ) с сотрудниками и самозанятыми. В документах указывается, что письменная форма сделки соблюдается и при электронном подписании документов. 

Налоговый кодекс РФ

П.2 ст.93 закрепил за налогоплательщиками право передавать в ФНС документы на проверку в бумажном и электронном формате.
Законодательство о кадровом электронном документообороте разнообразно. Каждый нормативно-правовой акт регламентирует один из аспектов системы. Если сомневаетесь, что самостоятельно сможете правильно подключить и настроить КЭДО в своей компании, обратитесь к специалистам по телефону 8 800 511 13 41.