Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система для обмена кадровыми документами с сотрудниками. Она автоматизирует их создание, обмен, подписание и хранение. 

Компании могут подписывать электронные документы с работниками и переходить на КЭДО в рамках действующего законодательства. В данной статье мы расскажем, как перейти на КЭДО в СБИС с любыми сотрудниками согласно правилам ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ.

Подробнее о законодательной базе КЭДО можно прочитать в статье.

 
5 шагов для перехода на КЭДО в СБИС

1. Создание рабочей группы

Руководитель должен выбрать сотрудников, которые смогут помочь с переходом на КЭДО. Это должны быть люди, которые знают группы документов, с которыми работает организация, и маршруты их движения. IT-специалисты могут настроить интеграцию учетной системы со СБИС. Юристы – проконтролировать соблюдение закона при переходе на КЭДО. Также можно привлечь отдельных сотрудников, которые в дальнейшем будут работать в системе.
Рекомендуем оформить приказ о создании рабочей группы, ее составе и полномочиях. 

2. Анализ текущих кадровых процессов

На данном этапе рабочая группа должна определить:

• с какими документами работает компания;
• какие из них требуют больше времени на обработку;
• на каких стадиях возникают задержки;
• кто несет ответственность за каждую группу документов;
• кто их подписывает;
• в каком порядке происходит обмен документами.

Выберите процессы, которые можно перевести в электронный формат. Для удобства составьте таблицу или схему.

 
3. Выбор системы КЭДО

При выборе системы рекомендуем обращать внимание на следующие критерии: 

• Надежность компании-разработчика и ее положение на рынке.

Изучите экономические показатели компании, ее сильные и слабые стороны в сравнении с конкурентами. Также обратите внимание на отзывы клиентов.

• Хранение данных.

Организация должна соблюдать действующее законодательство по хранению и обеспечению безопасности информации на основании 149-ФЗ 

• С какими электронными подписями работает система.

Уточните, поддерживает ли информационная система работу со всеми видами подписей: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).

• Из чего складывается стоимость.

Запросите у специалистов подробную информацию о том, из чего складывается стоимость подключения системы. Входят ли в нее оформление ЭП, настройка, подключение и обновление системы.

• Функциональность и удобство сервиса.

Выясните, какие инструменты для работы с документами есть в сервисе. Доступно ли мобильное приложение для подключения с телефона.

• Техподдержка.

Обсудите со специалистами компании, оказывают ли они техническую поддержку с подключением и настройкой системы.

• Интеграция с другими учетными системами.

Узнайте, есть ли у КЭДО интеграция с порталами и другими учетными системами. 

КЭДО в СБИС соответствует данным критериям. Подробнее о других преимуществах этой информационной системы читайте в статье. 

4. Подготовка документов

Для законного перехода на кадровый ЭДО требуются следующие документы: 

• Положение о кадровом электронном документообороте.

Это локальный нормативный акт (ЛНА), который утверждает руководитель. На основании ст. 22.2 ТК РФ в документе нужно указать:

• наименование информационной системы, в которой компания будет работать;
• порядок доступа сотрудников к информационной системе;
• список электронных документов и сотрудников, к которым будем применяться КЭДО;
• порядок уведомления сотрудников и дату перехода на КЭДО;
• сроки подписания документов;

• Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника.

Руководитель должен уведомить действующих сотрудников о переходе на КЭДО и запросить у них согласие (ст. 22.2 ТК РФ). Специалисты рекомендуют вручать уведомление под подпись, чтобы избежать возможных конфликтов.

• Согласие на применение КЭДО.

Данный документ подписывают постоянные сотрудники и лица, поступающие на работу. Без подписанного согласия законное применение КЭДО в отношении работника запрещено (ст. 22.2 ТК РФ).

• Соглашение с сотрудником по использованию НЭП

Данный документ на бумаге подписывают работники, которые используют ПЭП или НЭП.

 
5. Выбор ЭП и выдача ее сотрудникам

Работодатель оформляет электронные подписи на сотрудников за свой счет. Согласно ст.22.3 ТК РФ, работники могут использовать: ПЭП, НЭП, КЭП, НЭП «Госключ» и ПЭП «Работа России».
Специалисты рекомендуют оформлять КЭП или НЭП, так как эти виды подписей выпускаются с использованием криптографических средств защиты. Их можно использовать для подписания практически всех видов кадровых документов.

 
Эти пять шагов помогут перейти на КЭДО без нарушения законодательства и автоматизировать бизнес-процессы компании. Если сомневаетесь, что сможете самостоятельно перейти на ЭДО, обратитесь к специалистам СБИС по телефону 8 800 511 13 41.