• заключить договор (соглашение) с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ЭПД). Через него будет осуществляться обмен электронными транспортными накладными между участниками грузоперевозки. Кроме того, он будет направлять электронные транспортные накладные и сведения, содержащиеся в них, в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) (ч. 2, 4 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта). Обратите внимание: оператор должен состоять в специальном реестре операторов информационных систем ЭПД, сформированном Минтрансом России и размещенном на его официальном сайте (ч. 9, 14, 15 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта);
• получить для сотрудников, подписывающих транспортные накладные, усиленную квалифицированную либо усиленную неквалифицированную электронную подпись для использования в информационной системе ЭПД (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта);
• приобрести необходимые технические средства (компьютеры, планшеты и т.п.), а также провести обучение сотрудников, непосредственно занятых в процессе перевозки и ответственных за ее документальное оформление. 

Транспортная накладная - это основной перевозочный документ. Экспедитор оформляет ее независимо от того, чьим транспортом осуществляется перевозка (Письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099196@).

Когда груз покупателю доставляет сам экспедитор, договор транспортной экспедиции содержит элементы договора перевозки груза (п. 3 ст. 421 ГК РФ). Соответственно, должна составляться транспортная накладная (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). В ней в качестве грузоотправителя указывается ваша организация, перевозчиком является экспедитор, а грузополучатель - ваш покупатель.

Если экспедитор в рамках договора транспортной экспедиции заключает договор перевозки груза с транспортной компанией, на перевозку также оформляется ТН. Она подтверждает расходы на перевозку (Письмо Минфина России от 15.10.2018 N 03-03-06/1/73696). По нашему мнению, если покупатель не является грузополучателем по такому договору (например, если по договору перевозки груз доставляется в пункт погрузки на другой вид транспорта), экспедитор должен представить покупателю копию транспортной накладной.

Если экспедитор заключает договор перевозки от вашего имени, он должен оформить ТН на основании выданной вами доверенности и указать вашу организацию в качестве грузоотправителя.

Если договор перевозки экспедитор заключает от своего имени, он должен оформить ТН от своего имени, указав себя в качестве грузоотправителя. 

1.ФНС активно участвует в регулировании электронного документооборота в транспортно-экспедиционной сфере. Реализованы положения пункта 3 Федерального закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации"

Например, ведомство утвердило форматы электронных экспедиторских документов, которые станут обязательными с 1 сентября 2026 года. Эти форматы включают экспедиторскую расписку, поручение экспедитору и складскую расписку.

2.Реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог» действует с 1 марта 2026 года. С 1 мая 2026 года работа без регистрации в нём запрещена.  

Для оказания транспортно-экспедиционных услуг сведения об экспедиторе должны быть включены в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Данный реестр ведется в электронной форме на национальной цифровой транспортно-логистической платформе "ГосЛог" (п. 1 ст. 2.2, п. 2 ст. 2.4 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности", далее - Закон N 87-ФЗ).

1.29 апреля истекает срок, в течение которого надо подать в Ространснадзор уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности. В этот срок обязанность нужно выполнить тем, кто на 1 марта 2026 года уже занимался таким бизнесом. (Документ: Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ)

2.Информация, размещенная на платформе "ГосЛог", является общедоступной. Исключение - информация, доступ к которой ограничен федеральными законами (п. 7 ст. 2.6 Закона о транспортно-экспедиционной деятельности, п. 18 Положения о платформе "ГосЛог") 

Для оказания транспортно-экспедиционных услуг сведения об экспедиторе должны быть включены в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Данный реестр ведется в электронной форме на национальной цифровой транспортно-логистической платформе "ГосЛог" (п. 1 ст. 2.2, п. 2 ст. 2.4 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности", далее - Закон N 87-ФЗ).

1. 1.29 апреля истекает срок, в течение которого надо подать в Ространснадзор уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности. В этот срок обязанность нужно выполнить тем, кто на 1 марта 2026 года уже занимался таким бизнесом. (Документ: Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ)
2. Информация, размещенная на платформе "ГосЛог", является общедоступной. Исключение - информация, доступ к которой ограничен федеральными законами (п. 7 ст. 2.6 Закона о транспортно-экспедиционной деятельности, п. 18 Положения о платформе "ГосЛог").
3. В реестре размещаются следующие сведения об экспедиторе:

• номер и дата записи в реестре, содержащей сведения об экспедиторе;
• в отношении юридического лица - полное и сокращенное (при наличии) наименования на русском языке, государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица, адрес и место нахождения, идентификационный номер налогоплательщика, абонентский телефонный номер и адрес электронной почты;
• в отношении индивидуального предпринимателя - фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (месту пребывания), государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя, идентификационный номер налогоплательщика, абонентский телефонный номер и адрес электронной почты;
• виды услуг, оказываемых при осуществлении транспортно-экспедиционной деятельности, определяемых в установленном Правительством РФ порядке в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, а также информация о наличии у экспедитора возможности для организации перевозок предметов и веществ, указанных в ст. 2.1 настоящего Федерального закона, грузов, требующих особых условий перевозки.

5.Услуги, оказываемые экспедитором, перечислены в п. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ. Экспедитор за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполняет или организовывает выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Также договором может быть предусмотрено заключение экспедитором договоров перевозки от имени клиента или от своего имени, обеспечение отправки получения груза, погрузка/выгрузка, выполнение экспедитором таможенных формальностей. 

В описанной ситуации фирма выполняет две функции: 

1.Использует собственный грузовой автомобиль (грузоподъёмность 3490 кг) для забора груза у поставщиков и доставки материалов на объекты. Это деятельность перевозчика, так как компания непосредственно осуществляет транспортировку груза своим транспортом.
В описанном случае собственный автомобиль фирмы имеет грузоподъёмность 3490 кг, что меньше 3,5 тонн. Поэтому регистрация в реестре ГосЛог перевозчиков не требуется.
2.Привлекает сторонние транспортные организации для перевозки готового товара покупателям. Если при этом фирма заключает с заказчиком договор транспортной экспедиции, в котором берёт на себя обязанности по организации перевозки (подбор перевозчика, оформление документов и т. д.), то в этих случаях она выступает в роли экспедитора. Если же фирма просто выступает посредником между заказчиком и перевозчиком, не беря на себя организационные функции, то её статус может быть иным.
Таким образом, в зависимости от конкретных договоров и выполняемых функций фирма может одновременно выступать и перевозчиком, и экспедитором.
3.С 1 сентября 2026 года электронные путевые листы (ЭПЛ) обязательны только для перевозчиков алкогольной продукции (пива, сидра и т. д.). Для других категорий перевозок, включая те, что описаны в вопросе, переход на ЭПЛ не является обязательным. Фирма вправе продолжать использовать бумажные путевые листы. (Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ.
4.С 01.09.2026 экспедиторские документы станут электронными. ст. 2 Закона N 87-ФЗ (ред., действ. с 01.09.2026). В государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) . В частности, в цифровой формат переведут:

• поручение экспедитору;
• экспедиторскую расписку;
• складскую расписку.

До 01.09.2026 электронную транспортную накладную оформляют по договоренности сторон. С 01.09.2026 ЭТН будет обязательна. Формат накладных утвердит ФНС, порядок обмена определит Правительство. Для обмена ЭТН надо заключить договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса и иметь УКЭП. Исключения, при которых возможны бумажные накладные, утвердит Минтранс (Правила направления электронных транспортных накладных, ст. ст. 4, 5 Закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ).

Другими словами, ТН оформляют для сопровождения грузовых коммерческих перевозок по договору перевозки. Если организация перевозит груз собственным транспортом и не заключает договор перевозки, то оформление ТН не требуется. Обязательным сопровождающим документом в этом случае является путевой лист. 

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожную накладную и грузовую накладную при авиаперевозках.
До 01.09.2026 электронную транспортную накладную оформляют по договоренности сторон. С 01.09.2026 ЭТН будет обязательна. Формат накладных утвердит ФНС, порядок обмена определит Правительство. Для обмена ЭТН надо заключить договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса и иметь УКЭП.
Исключения, при которых возможны бумажные накладные, утвердит Минтранс (Правила направления электронных транспортных накладных, ст. ст. 4, 5 Закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ).

В автомобильной перевозке это минимум три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если в сделке участвует экспедитор, к электронному документообороту подключается и это звено, поскольку электронные экспедиторские документы также подпадают под обязательный режим их применения.
Обязанность использования ЭПД распространяется на компании из разных отраслей: производителей, дистрибьюторов, торговые предприятия, операторов складов, подрядчиков, терминалы, логистические центры и стройплощадки.
Ошибочным будет мнение, что переход на ЭПД затронет только транспортные фирмы. Если организация регулярно выступает грузоотправителем или грузополучателем, она должна использовать ЭПД.

Оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) зависит от роли экспедитора и условий договора между участниками перевозки.

1. Электронную транспортную накладную (ЭТН) оформляет грузоотправитель. Если экспедитор выступает в роли грузоотправителя, то он также оформляет ЭТН, указывая свои реквизиты и проставляя отметку "является экспедитором" (Распоряжение Минтранса России от 22.12.2022 N АК-325-р)
2. Для обмена ЭТН необходимо заключить договор с оператором информационной системы ЭПД из реестра Минтранса и иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
3. ЭТН оформляется и подписывается в информационной системе электронного документооборота (ЭДО) через операторов, утвержденных Минтрансом, таких как "Калуга Астрал", "Контур" и другие. После этого ЭТН передается в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Операторы ЭДО обрабатывают ЭПД и сведения в них, обеспечивая их передачу в ГИС ЭПД (п. 32 ч. 1 ст. 2, ч. 2, п. п. 2, 7 ч. 4 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта)