Если покупатель перевозит товар собственным транспортом, то накладную составлять не надо. В этом случае факт транспортировки товара и затраты на перевозку подтверждаются путевым листом на транспортное средство, зарплатными ведомостями и прочими документами.
ТН оформляется для коммерческих перевозок.Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом без заключения договора перевозки (например, зерно перемещается с поля на поле, между складами), то ЭТрН оформлять не нужно. В таком случае достаточным документом является путевой лист (бумажный или электронный) .

Исключение для алкогольной продукции
Для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции ЭТрН обязательна даже при перевозке собственным транспортом. Это касается в том числе виноградарских хозяйств и производителей вина.Это предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 N 140-ФЗ.  

По общему правилу транспортную накладную (ТН) оформляет грузоотправитель — организация, которая заказывает перевозку груза и выступает стороной договора перевозки.(ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

Однако в договоре перевозки стороны могут предусмотреть иное — например, что накладную должен выписать сам перевозчик. Такое условие может быть явно зафиксировано в договоре между покупателем и транспортной компанией.

В ситуации, когда организация закупает материал на условиях самовывоза и привлекает для перевозки стороннего перевозчика, грузоотправителем будет сама организация-покупатель. Именно она заключает договор перевозки с транспортной компанией и выступает заказчиком услуги транспортировки.  

Если вы намерены перейти на обмен электронными транспортными накладными, то вам необходимо:

• заключить договор (соглашение) с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ЭПД). Через него будет осуществляться обмен электронными транспортными накладными между участниками грузоперевозки. Кроме того, он будет направлять электронные транспортные накладные и сведения, содержащиеся в них, в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) (ч. 2, 4 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта). Обратите внимание: оператор должен состоять в специальном реестре операторов информационных систем ЭПД, сформированном Минтрансом России и размещенном на его официальном сайте (ч. 9, 14, 15 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта);
• получить для сотрудников, подписывающих транспортные накладные, усиленную квалифицированную либо усиленную неквалифицированную электронную подпись для использования в информационной системе ЭПД (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта);
• приобрести необходимые технические средства (компьютеры, планшеты и т.п.), а также провести обучение сотрудников, непосредственно занятых в процессе перевозки и ответственных за ее документальное оформление. 

Да, применяется.

Транспортная накладная - это основной перевозочный документ. Экспедитор оформляет ее независимо от того, чьим транспортом осуществляется перевозка (Письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2012 N 16-15/099196@).

Когда груз покупателю доставляет сам экспедитор, договор транспортной экспедиции содержит элементы договора перевозки груза (п. 3 ст. 421 ГК РФ). Соответственно, должна составляться транспортная накладная (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом). В ней в качестве грузоотправителя указывается ваша организация, перевозчиком является экспедитор, а грузополучатель - ваш покупатель.

Если экспедитор в рамках договора транспортной экспедиции заключает договор перевозки груза с транспортной компанией, на перевозку также оформляется ТН. Она подтверждает расходы на перевозку (Письмо Минфина России от 15.10.2018 N 03-03-06/1/73696). По нашему мнению, если покупатель не является грузополучателем по такому договору (например, если по договору перевозки груз доставляется в пункт погрузки на другой вид транспорта), экспедитор должен представить покупателю копию транспортной накладной.

Если экспедитор заключает договор перевозки от вашего имени, он должен оформить ТН на основании выданной вами доверенности и указать вашу организацию в качестве грузоотправителя.

Если договор перевозки экспедитор заключает от своего имени, он должен оформить ТН от своего имени, указав себя в качестве грузоотправителя.