По нынешнему законодательству кадровый электронный документооборот (КЭДО) возможен с сотрудниками трех категорий: ГПХ и самозанятые (ГК РФ ч.2 ст.160, ч. 2 ст.434), дистанционные работники (ТК РФ ст.312.1-312.9) и все остальные работники (ТК РФ ст.22.1-22.3). 

В данной статье мы хотим рассказать, какие виды документов может подписывать электронно каждая из этих групп. 

ГПХ и самозанятые

Это люди, которые выполняют работы/услуги по договорам гражданско-правового характера. Ч.2 ст.160 и ч.2 ст.434 Гражданского кодекса РФ позволяют электронно подписывать все документы: 

• договоры оказания услуг;
• договоры подряда;
• акты сдачи-приемки оказанных услуг;
• акты выполненных работ;
• задания;
• отчеты о выполнении работ и др.

Дублировать на бумаге их не нужно. 

Дистанционные работники 

К этой группе относятся сотрудники, которые поступили на работу по трудовому договору о дистанционной работе и те, кого перевели на «удаленку». 

Согласно ст.312.1-312.9 Трудового кодекса РФ данной категории работников разрешено подписывать электронно все кадровые документы, кроме трех видов. Их нужно дублировать на бумаге. 

Можно подписывать электронно:

• договоры о дистанционной работе, материальной ответственности и ученические;
• приказы о приеме, переводе, отпуске и увольнении;
• локальные нормативные акты и инструкции;
• заявления и объяснительные;
• табели, графики работ и отпусков;
• расчетные листки и др.

Нужно дублировать на бумаге:

• приказ об увольнении;
• трудовой договор и допсоглашение – по заявлению работника;
• бумажная трудовая книжка, если работник прислал ее при приеме на работу.

Остальные работники 

Это сотрудники, принятые в организацию по трудовому договору. 

Ст.22.1-22.3 ТК РФ дают право подписывать электронно почти все кадровые документы, кроме пяти видов. Их нужно дублировать на бумаге. 

Можно подписывать электронно:

• трудовые договоры, материальной ответственности и ученические;
• приказы о приеме, переводе и отпуске;
• локальные нормативные акты и инструкции;
• заявления и объяснительные;
• табели, графики работ и отпусков;
• расчетные листки и др.

Нужно дублировать на бумаге:

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда;
• бумажные трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронные;
• СТД-Р по просьбе работника.

Электронный обмен документами с сотрудниками ускоряет ведение бизнес-процессов. Не нужно ходить на почту и отправлять бумажные варианты документов самозанятым и дистанционным работникам.

Настроить КЭДО вам помогут специалисты СБИС по телефону 8 800 511 13 41. Или заполните заявку на сайте, оставив свои контактные данные. Наши менеджеры перезвонят вам и предложат оптимальный вариант для решения ваших задач!