Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система СБИС для обмена кадровыми документами с офисными, внештатными и работающими удаленно сотрудниками.
Сервис позволяет создавать, обмениваться, подписывать и хранить документы в электронном формате.

Преимущества перехода на КЭДО
• Экономия денег на печать, отправку и хранение документов.
Тарифы на электронный документооборот дешевле, чем траты на краску для принтера, бумагу и почтовые отправления.

 
• Выдача электронной подписи сотрудникам.
Руководитель может сам оформить подпись на работников. В зависимости от целей использования, подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.
Простая электронная подпись (ПЭП) не универсальная. Ею можно подписывать ограниченный перечень документов. ПЭП выпускается без криптографических средств защиты и представляет собой простую комбинацию символов. Данную подпись можно выпустить прямо с рабочего места сотрудника.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) также оформляется в личном кабинете работника в СБИС. Ею можно пользоваться для обмена документа с офисными (ст.22.3 ТК РФ) и работающими удаленно сотрудниками (ст.312.3 ТК РФ) компании. Она не привязывается к устройству, а хранится в облаке. Поэтому сотрудник может пользоваться ею с любого устройства. НЭП выпускается с помощью криптографических средств защиты.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) оформляется при посещении Удостоверяющего Центра (УЦ). Она приравнивается к собственноручной и требует подтверждения личности. Ее можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота (ст.22.3 ТК РФ). КЭП выпускается на внешний носитель (токен).

 
• Интеграция с учетными системами.
В КЭДО есть готовые модули для 1С и SAP. Они поддерживают двусторонний обмен документами и синхронизируют справочники сотрудников. Для остальных систем есть инструменты API.

 
• Возможность подписывать документы с компьютера и телефона.
Сотрудники могут удаленно подписывать документы прямо в приложении со смартфона или на сайте с ПК.

 
• Автоматизация HR-процессов.
Создавайте и публикуйте вакансии, собирайте отклики и оформляйте карточки кандидатов. СБИС учитывает и контролирует рабочее время сотрудников, фиксирует нарушения, заполняет графики работ и отпусков, считает зарплату и ускоряет процесс приема на работу.

 
• Работа со всеми кадровыми документами.
Система создает, подписывает и выгружает документы из других учетных систем.

 
• Простой интерфейс личного кабинета.
На экране присутствует только самое необходимое с минимальным количеством виджетов и кнопок. Пользователь видит, какие документы нужно подписать или создать самостоятельно.

 
• Шаблоны документов и настройка маршрутов согласования.
Сервис предоставляет готовые шаблоны документов и маршрутов их согласования. Если не найдете подходящий, создайте свой с помощью редактора.

 
• Безопасное хранение данных на сервере или в облаке.
Компания Тензор (разработчик СБИС) хранит информацию в собственном центре обработки данных без привлечения третьих лиц.

 
• Возможность загружать инструкции для каждого отдела/сотрудника под подпись.
Загружайте или создавайте с нуля должностные инструкции, привязывайте их к каждому отделу или сотруднику. Руководитель может настроить сроки ознакомления и подписания документов.

 
СБИС автоматизирует бизнес-процессы по многим направлениям. КЭДО помогает компаниям ускорить и облегчить обмен кадровыми документами. Если хотите перейти на КЭДО, читайте в нашей статье, как это сделать всего за 5 шагов.